Não apenas o processo brasileiro de faturamento eletrônico é confuso para a maioria das empresas, como também não possui um alto nível de compreensão dos requisitos básicos. Esta é uma pequena folha de dicas que todo gerente de finanças ou empresário pode usar para começar a entender os mandatos complexos da Nota Fiscal brasileiro.
SEFAZ nos estados brasileiros
Primeiro, é importante entender que a autoridade fiscal do Brasil, também conhecida como SEFAZ – Secretaria da Fazenda, impõe um formato de padrão eletrônico definido que todas as empresas devem seguir atentamente. Este formato de “Nota Fiscal Eletrônica” (NF-e) é oficialmente reconhecido como o único e único documento de fatura registrado para fins de cumprimento de impostos. A SEFAZ de cada estado tem regras diferentes, e recomendamos a consulta com um contador e/ou advogado para entender as regras específicas do seu estado.
O que é DANFE?
A DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. É o documento de saída após a emissão de uma nota fiscal. Não são todos os tipos de notas fiscais que emitem DANFE, como podemos ver abaixo:
NFe para Bens Físicos: Essa é a nota fiscal que a maioria das organizações utilizará. E para os fornecedores pode ser o mais complexo, pois o caminhão não pode deixar o armazém até que os códigos de aprovação sejam incorporados ao processo e impressos (a saída é chamada de DANFe).
NFE-s para Serviços: Acho faturas de serviços são os mais incompreendidos pelas corporações globais. Em vez de ter que se integrar no nível estadual / nacional, as faturas de serviços são gerenciadas no nível da cidade no Brasil. Isso significa que a cidade de emissão (ou seja, se eu faturar de São Paulo, então São Paulo é a cidade de emissão) é o ponto de conectividade. Um fornecedor de serviços enviará a fatura para a cidade, a cidade aplicará a legislação apropriada e um comprador receberá suas faturas diretamente nos sites da cidade.
CTe: (ou mais simplesmente, faturas de transporte) Este é um requisito mais recente para muitas empresas. Se você estiver utilizando um transitário 3PL ou de frete, essas faturas de transporte devem ser validadas pelo comprador e publicadas no sistema de back-end e incluídas em seus relatórios mensais ao governo.
Conheça melhor o uso e funções da DANFE para o seu negócio ou projeto de empreendimento. (Foto: SIGI ERP)
Como emitir nota fiscal eletrônica?
Registrar fornecedores para assinar certificados com o governo. Isso é muito parecido com o registro de um passaporte. Uma vez aprovado, o governo fornecerá ao fornecedor uma chave privada que pode ser usada como assinatura eletrônica. O fornecedor deve ser capaz de produzir o documento de aprovação XML apropriado de seu sistema ERP e assinar a fatura XML com sua chave privada. Este XML assinado é então enviado para a SEFAZ através de um serviço terceirizado ou via integração direta. Nota: a maioria das organizações está utilizando serviços em nuvem para gerenciar essa conexão.
A SEFAZ recebe a fatura XML assinada e validará e atribuirá o “atributo de assinatura” (também conhecido como códigos de aprovação) em tempo real, que deve ser lançado de volta no sistema XML e ERP antes da liberação das mercadorias.
O fornecedor receberia a fatura XML aprovada da SEFAZ e imprimiria a representação física da fatura. Este PDF é chamado de DANF-e (Nota Fiscal Eletrônica Digitalmente Autorizada), que é uma representação em papel com códigos de barras embutidos. Uma vez impresso, o DANF-e deve ser colocado no caminhão com o envio. Tradicionalmente, a fatura XML aprovada é enviada ao comprador também por meio eletrônico. Na maioria dos casos, isso é feito por email; no entanto, comunicações diretas como serviços da Web, FTP / s e portais também são comuns.
A qualquer momento, um funcionário do governo, incluindo agentes alfandegários e policiais de patrulhamento, tem acesso em tempo real à validade da remessa, digitalizando o DANF-e. Se a remessa não coincidir com a liberação da NF-e pela SEFAZ, o produto poderá ser apreendido e não será liberado até que as penalidades financeiras sejam pagas.
O comprador recebe mercadorias e faz o check-in.
A partir de abril de 2012, a parte receptora deverá validar a entrada da NF-e com a SEFAZ. Os códigos de aprovação devolvidos devem ser incorporados nos relatórios contábeis mensais do comprador ao governo. Ao forçar o comprador a validar, o governo pode garantir, sem dúvida, que não apenas as mercadorias combinem, mas também os preços e impostos. Esta segunda validação elimina o vazamento de impostos do governo.
Recebimento de mercadorias em conformidade encerra todo o processo.
Nota: este é apenas um resumo de alto nível do processo de NFe para produtos físicos. É claro que há variações para cancelamentos, créditos, devoluções, processos de contingência (procedimento de back-up quando a rede está inoperante), faturas de serviço e faturas de transporte. Mas esse é o fluxo básico do processo que a maioria das organizações precisará entender.
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