A fraude está em toda parte. Você provavelmente recebeu mensagens de e-mail de um príncipe nigeriano, pedindo para enviar fundos imediatamente. Ou pior, você pode ter recebido uma dessas falsas (mas ameaçadoras) ligações da Receita Federal, exigindo pagamento e / ou seu número de CPF agora.

Espero que você é sábio para esses golpes, e apenas excluiu os e-mails e / ou bloqueou as chamadas da Receita falsas. E se você não fez isso, não se preocupe. Os golpistas estão trabalhando duro para tentar enganar você e pegar seu dinheiro, e eles estão criando novas maneiras de fazer isso todos os dias.

Fraudes de boletos a pagar

Fraude de fatura é um dos métodos mais recentes que os fraudadores estão usando para conseguir dinheiro. É mais ou menos assim: um fraudador aprende um pouco sobre a pessoa ou empresa da qual ele quer extrair fundos, incluindo sua localização e os tipos de fornecedores que frequentam. Em seguida, o fraudador se faz passar por um fornecedor e envia uma solicitação de fundos. Muitas solicitações têm um alto senso de urgência, como “A fatura está com 90 dias de atraso. Pague agora para evitar o cancelamento do serviço”. E, surpreendentemente, pessoas e empresas às vezes pagam essas faturas fraudulentas sem pensar duas vezes.

Há muitas razões pelas quais um consumidor ou um departamento de contas a pagar pode pagar uma dessas faturas fraudulentas. Os departamentos de contas a pagar estão notoriamente atrasados ​​em seus deveres. Muitos estão apenas tentando se manter à tona e pagar o máximo de faturas possíveis, sem muita diligência. Os consumidores podem analisar cada fatura, mas ainda assim não percebem os sinais de fraude. Então, o que você pode fazer para evitar se tornar uma vítima de fraude na fatura? Aqui estão algumas maneiras pelas quais empresas e consumidores podem se proteger.

Eduque-se e seus funcionários sobre fraudes bancárias

Para identificar e evitar fraudes com faturas, primeiro você precisa saber que existe e sabe o que procurar. Como consumidor, um ótimo lugar para começar é online no seu próprio banco, onde eles tem seções separadas para tratar apenas de fraudes e como identificá-las.

Os donos de empresas precisarão se educar e aos seus funcionários – especificamente, o pessoal de contas a pagar. Informe os funcionários sobre possíveis fraudes de faturamento e incentive-os a analisar cuidadosamente as faturas para pagamento. Enfatize que a velocidade não é um problema em relação a faturas fraudulentas. Crie políticas que detalhem exatamente como verificar as faturas antes de pagá-las. E se você tiver algum bônus ou incentivo vinculado ao pagamento de faturas rapidamente, considere alterá-los para incentivar uma menor incidência de fraudes.

Implemente verificações de contas a pagar

Um procedimento que ajudará a eliminar faturas fraudulentas é a correspondência a três. Este processo é realmente apropriado para todos que querem evitar fraudes. A correspondência tridirecional exige que uma fatura seja verificada com três documentos diferentes: a própria fatura, um pedido, produto, ou serviço; e um recibo de mercadorias e / ou serviços. Esses três documentos devem ser verificados para garantir que todas as informações correspondessem antes de pagar uma fatura. As bandeiras vermelhas sobem se a fatura não corresponder às outras informações que você registrou. Se você encontrar uma fatura que não passa no teste de correspondência tridirecional, uma ligação rápida para o emissor da fatura em questão pode confirmar que é realmente fraudulenta. Se for, informe a fraude ao seu banco para investigação.

Boletos bancários

Cuidado com os boletos, pois alguns podem mudar as informações e serem parte de fraudes. (Foto: BadCredit.org)

Automatize seus processos de contas a pagar.

Verificar boletos em 3 vias pode não ser divertido, apesar de necessário. No entanto, esse processo não precisa ser manual. Muitas plataformas de contas a pagar oferecem vários fluxos de trabalho automatizados, incluindo aqueles que cobrem a correspondência de três vias. Você e sua equipe podem configurar uma série de regras e outras tarefas automatizadas, e depois gastar seu tempo lidando com exceções. Essas automações economizam tempo e dinheiro, reduzem fraudes e aumentam a visibilidade.

No caso de uma pessoa física, a automação pode vir na forma de cadastro em débito automático de contas. Isso facilita no controle, desde que você garanta que tenha sempre fundos disponíveis nas datas de cobrança, evitando a cobrança de cheque especial.

Não altere os métodos de pagamento sem várias fontes de confirmação

Outra maneira furtiva que os fraudadores nos enganam é pedir para mudar os métodos de pagamento. Você pode pagar alguém via cartão de crédito ou transferência. De repente, você recebe uma ligação de alguém que se apresenta como fornecedor, solicitando a alteração para pagamentos por boletos. Ou talvez esteja na fatura fraudulenta: “por favor, remeta o pagamento através do novo método indicado abaixo”. Essa é uma maneira eficaz de enganar, fora dos processos que você criou para alertá-lo sobre fraudes com faturas.

Tudo o que é responsável pela automação de pagamento de que falamos antes libera tempo para o trabalho real: exceções. E esse é um deles. Antes de alterar os métodos de pagamento de qualquer fornecedor, verifique a alteração com pelo menos duas outras origens. Esta é a hora de pegar o telefone e ligar para o fornecedor, empresa ou loja para verificar (a) a solicitação de uma mudança e (b) os detalhes exatos dessa solicitação. Quem sabe, seu fornecedor pode ter feito uma solicitação de alteração de pagamento, mas se os detalhes da conta não corresponderem, você poderá ter uma fatura fraudulenta em mãos. Faça qualquer mudança com registro por email ou outro tipo de documento, se protegendo contra problemas.

Use apenas métodos de pagamento que forneçam proteção ao consumidor.

Isso nem sempre será possível, pois alguns fornecedores oferecem apenas alguns tipos de pagamento. Mas vale a pena perguntar antecipadamente, para se proteger de golpes futuros. Ao estabelecer relacionamentos com novos fornecedores, peça métodos de pagamento que ofereçam proteção ao consumidor, como cartões de crédito, PagSeguro, Mercado Pago ou PayPal. E se familiarize com aqueles que não fornecem esse nível de proteção, como transferências eletrônicas e bitcoins.

Pergunte aos fornecedores e empresas por medidas extras de segurança para evitar fraudes

Empresas legítimas tomarão medidas extras para mostrar aos clientes que são confiáveis. Tal como acontece com os métodos de pagamento, é bom perguntar antecipadamente sobre estas medidas. As empresas podem implementar níveis variados de conformidade com PCI para garantir a segurança das transações com cartão de crédito.

Eles também podem comprar domínios personalizados para hospedar suas faturas para verificar sua identidade na transação inicial. Depois de ter o domínio personalizado, ele não será alterado, o que gerará alertas se um novo domínio começar a solicitar pagamento. Os e-mails geralmente acompanham os domínios personalizados, de forma que uma fatura será enviada a você a partir do endereço de e-mail específico do fornecedor, em vez do alias da plataforma (accounting@theplatformname.com).

Existem maneiras de identificar e evitar fraudes de faturas, mas lembre-se: os golpistas são criativos. Eles estão constantemente inventando novos métodos para nos enganar e cometer fraudes com faturas. O melhor que você pode fazer é manter-se informado, tomar medidas de precaução e denunciar ameaças quando as encontrar.

Você já encontrou um boleto fraudulento? Como descobriu?

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