Como fazer uma carta de cobrança para quem está te devendo?

Este guia inclui informações sobre como escrever uma carta de cobrança de dívidas e buscar faturas pendentes de clientes, amigos, ou familiares que estão te devendo. Uma carta de coleção de dívidas lembra um devedor que eles lhe devem dinheiro.

O que preciso no meu modelo de carta de cobrança?

Você pode usar uma carta de cobrança de dívida para configurar um plano de reembolso ou alerta de processos legais iminentes contra um devedor.

Uma carta de cobrança de dívida deve incluir a dívida total devida, a data de vencimento inicial e quaisquer avisos necessários de ação legal iminente.

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Este artigo é para proprietários de empresas e freelancers, buscando formalmente dívidas de clientes não cumpridos.

Quando enviar cartas de cobrança para clientes?

Uma coisa se um cliente pagar sua fatura mais recente por semana ou duas após sua data de vencimento. É outro se você tiver meses sem pagamento, especialmente se a fatura for grande. Se seus canais de comunicação típicos simplesmente não estão provando aptos para recuperar a dívida não paga do seu cliente, talvez seja necessário tomar uma ação mais formal.

As cartas de cobrança da dívida devem ser o primeiro passo no seu plano de ação. Depois que letras suficientes são enviadas, você pode enviar a dívida do cliente para coleções, embora você queira esgotar todas as outras opções antes de fazê-lo.

O que é uma carta de cobrança de dívida?

Uma carta de coleta de dívida é um lembrete de dívida formal que você envia (ou contratar uma agência de cobrança para enviar) para um cliente não disponível. Você pode enviar uma carta de cobrança de dívida para um cliente B2B (outro negócio) ou um consumidor individual.

O primeiro par de letras de coleção de dívidas que você envia para um devedor pode ser relativamente amigável e simpático. No entanto, como você envia letras adicionais de cobrança de dívidas, talvez seja necessário escalar o que você escreve para incluir avisos de ação legal iminente.

Em resumo, uma carta de coleta de dívida lembra um cliente não oficial de sua dívida com você ou adverte de ação legal quase futura.

Qual é o propósito de uma carta de cobrança de dívida?

Uma carta de coleta de dívida pode servir uma, algumas ou todas as finalidades seguintes:

1. Informar os devedores que eles lhe devem dinheiro

Se este for o seu objetivo, sua carta deve simplesmente lembrar o cliente da existência da dívida e da data de vencimento inicial. No máximo, você deve sugerir suavemente que a ação legal poderia acontecer na linha, porque talvez o devedor não pretenda stonewall você. Eles podem ter esquecido simplesmente sobre sua dívida ou atualmente falta de fluxo de caixa, mas ainda pretendem pagar.

2. Estabelecer um processo de pagamento

Se acontecer que seu devedor está lutando com o fluxo de caixa, você pode oferecer um plano de pagamento na sua carta de cobrança de dívidas. Desta forma, o devedor não tem que mexer para obter R$1.000 de uma só vez. Em vez disso, você pode organizar um plano de reembolso de 10 meses de parcelas mensais de R$100. Dito isto, certifique-se de que qualquer plano de reembolso ao qual você concorda seja como justo para você como para o devedor.

3. Iniciando processos judiciais

Se a dívida do seu cliente não é paga por tempo suficiente, talvez seja necessário iniciar um processo legal para recuperá-lo. Se você fizer isso, você deve enviar uma carta de coleta de dívida delineando as ações legais que o devedor deve esperar. Se o devedor não responder prontamente com o pagamento total de sua dívida, você pode formalmente começar o processo de coleções, seja você mesmo ou contrata uma agência de cobrança.

Uma carta de cobrança formaliza a cobrança de uma dívida de uma forma eficiente. (Imagem: divulgação)

O que deve ser incluído em uma carta de cobrança de dívidas?

Uma carta de cobrança de dívida deve incluir as seguintes informações:

A quantidade que o devedor lhe deve

A data de vencimento inicial do pagamento

Uma nova data de vencimento para o pagamento, seja o mais cedo possível ou mais

Instruções sobre como pagar a dívida

Na sua primeira carta de coleta de dívida, fraseando que aconselha o devedor a contatá-lo se a dívida ter sido paga e você está com erro

Nos estágios iniciais da coleção, um lembrete amigável mas firme de que o pagamento é devido o mais cedo possível

Nos estágios iniciais da coleção, uma nota que você gostaria de reter o cliente, mas exigindo o pagamento para fazê-lo

Nos últimos estágios de coleta, um aviso firme (mas não hostil) de ação legal iminente, como o envio do devedor para coleções

Nos últimos estágios de coleta, uma nota que o devedor tem o direito de contestar sua dívida através da carta de validação da dívida enviada dentro de um determinado período de tempo de receber sua carta de cobrança de dívidas

Abaixo, iremos incorporar todos os itens acima em uma carta de coleta de dívida de amostra que você pode usar para seus próprios fins.

Modelo de carta de cobrança de dívida

José das Couves
Endereço de José das Couves
Data

Sobre pagamento atrasado

Caro José das Couves,

[Se esta é a primeira ou segunda carta de coleta de dívida:] Esta carta é um lembrete [ou “outro lembrete” para uma segunda carta] que um saldo (n) R$ [quantidade] em sua conta devido em [data] permanece não pago. Por favor, envie-nos o seu pagamento [urgente ou dentro do X dias da data no topo desta carta] [Inserir instruções sobre como pagar aqui]. Embora estejamos ansiosos para continuar nosso relacionamento comercial com você, não podemos fazê-lo se o seu saldo permanecer remanescente.

Se você já fez este pagamento, entre em contato conosco em [Endereço de e-mail ou número de telefone] para corrigir este assunto. Pedimos desculpas por qualquer inconveniente que isso possa causar.

[Se esta é a última carta de coleta antes de iniciar processos judiciais:] esta carta é o seu lembrete final de que um saldo (n) R$ [quantidade] em sua conta devido em [data] permanece não pago. Lamentamos informar que, se você não nos enviar seu pagamento imediatamente por [Inserir instruções sobre como pagar aqui], enviaremos seu saldo para coleções. Uma dívida em coleções pode afetar seriamente sua pontuação de crédito, então aconselhamos que você pague imediatamente.

Se você gostaria de contestar essa dívida, você pode legalmente fazer isso com uma carta de validação de dívida submetida dentro do [prazo] da data listada no topo desta carta. Se você não apresentar uma carta de validação dentro deste prazo, será assumido que você concorda com sua dívida a ser enviada para os órgãos cabíveis.

Sinceramente,

[Seu nome]

[Sua posição]

[O nome da sua empresa]

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Sobre o autor

Crédito ou débito? Esta é uma pergunta quase sempre feita ao se pagar com cartão mas é uma questão também comum na vida de muitos brasileiros. Com mais de 300 horas em cursos de finanças, empreendedorismo, entre outros, André formou-se em pedagogia e se especializou em educação financeira. Dá também consultorias financeiras e empresariais quando seus clientes precisam de ajuda e compartilha conhecimentos aqui neste site.

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